Documenti Aziendali:v
un patrimonio informativo di valore economico e strategico
Ogni azienda, indipendentemente da ambito e scopo, produce e gestisce continuamente documenti per svolgere e supportare i propri processi: un volume di informazioni, di valenza strategica, da conservare e tutelare.
La gestione dei documenti, anche quando si tratta di documenti digitalizzati, deve sempre affrontare problemi legati alla reperibilità, alla ricerca delle informazioni e alla loro correttezza, al problema delle versioni e degli aggiornamenti e, non ultimi, i problemi legati alla sicurezza, alle politiche di accesso, alla ridondanza e alla moltitudine di copie.
Per scrivere nuovi documenti molto spesso è necessario recuperare informazioni da altri documenti che frequentemente contengono informazioni errate e obsolete. A volte è più facile recuperare informazioni con i motori di ricerca nel web che da altri reparti della propria azienda.
- I documenti vengono persi
- I documenti non sono disponibili quando servono
- I documenti contengono informazioni sbagliate o obsolete
- I documenti vengono replicati più volte
- I documenti vengono dimenticati
Un sistema di gestione documentale risolve in modo razionale i problemi esposti contribuendo ad aumentare la qualità delle informazioni, la loro reperibilità e correttezza, la sicurezza e la discrezionalità del patrimonio informativo aziendale.
Un sistema di gestione documentale risolve in modo razionale i problemi esposti contribuendo ad aumentare la qualità delle informazioni, la loro reperibilità e correttezza, la sicurezza e la discrezionalità del patrimonio informativo aziendale.
La soluzione più comune per gestire i documenti aziendali è l’archiviazione su un server o un disco di rete condiviso, in una gerarchia di cartelle articolata e complessa. In questo scenario si evidenziano complicazioni e inefficienze:
• Mancanza di un indice sistematico, i documenti sono difficilmente rintracciabili
• Gestione degli accessi legata alle utenze del dominio e non a una politica sulle informazioni
• Difficoltà nella gestione delle varie versioni e aggiornamenti
• Non è supportato il gruppo di lavoro sui medesi documenti
• Mancanza di legami logici tra i vari documenti
• Mancanza di workflow che relazionano l’evoluzione nel tempo
La soluzione che proponiamo è un sistema di gestione documentale DMS, l’impiego del quale offre molti vantaggi:
• Possibilità di catalogazione per facilitare la ricerca
• Gestione di attributi (tag) e categorie
• Gestione dei cicli di workflow
• Gestione automatica delle versioni con disponibilità delle versioni precedenti
• Ricerca avanzata full-text per attributi e per contenuto
• Gestione dei diritti di accesso per utenti e gruppi di utenti
• Tracciamento delle singole operazioni (log)
• Possibilità di creare associazioni tra i vari documenti
• Possibilità di accesso ai documenti da applicazione web o con la mappatura come disco di rete (WebDAV)
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